Implementing bike leasing—a guide for your company.
In less than ten minutes, you will learn how your company can set up a company bike program, who is responsible internally, and which processes run automatically via the platform.
Two contracts as the basis for cooperation
Servicevertrag (Arbeitgeber 🤝 Deutsche Dienstrad)
- Regelt sämtliche von Deutsche Dienstrad zu erbringenden Leistungen
- Deutsche Dienstrad bleibt Ihr zentraler Ansprechpartner für alle vertraglichen und organisatorischen Fragen
Leasing‑Rahmenvertrag (Arbeitgeber 🤝 Leasinggesellschaft)
- Legt die Spielregeln des Programms fest: Maximalpreis pro Rad, Anzahl Räder pro Person, Kostenaufteilung etc.
- Regelung der Basisdaten für die Teilnahme am Dienstradmodell
Signing of the Contract and Activation of the platform
After signing, you will receive the company login and an individual registration link for your employees.
The Mobility Hub:
- The integrated Mobility Hub provides immediate access to over 250,000 bikes and e-bikes of all brands and takes you directly to your local specialist dealer for advice, ordering, and collection.
- Real-time availability display, filters by type, price, or manufacturer, and 1-click reservation make searching for bikes as easy as online shopping.
Fully digital Contract documents and one-click workflow
Die rechtliche Basis steht, die IT ist vorbereitet – das Programm kann starten. Jetzt übernimmt die Plattform den Rest – vollautomatisch.
Einzel-Leasingvertrag (Arbeitgeber 🤝Leasinggesellschaft)
- Enthält Modellbezeichnung, Monats- und Versicherungsrate, Laufzeit usw.
- Wird direkt aus dem Händlerangebot generiert und signiert.
Fahrzeug-Überlassungsvertrag (Arbeitgeber 🤝Mitarbeitende)
- Grundlage für Gehaltsumwandlung und private Nutzung.
- Entsteht parallel, wird digital ausgefüllt und abgelegt.
Who should be the person responsible for bike leasing?
- Human resources generalist – familiar with payroll processes and benefits policy
- Finance Controller – monitors leasing fees and booking accounts
- Mobility champion – an enthusiastic company bike fan from the team who spreads the news, collects questions, and acts as a "bike ambassador" (this is optional, not mandatory!)
Which workflows run on the Deutsche Dienstrad platform?
| Schritt | Wer klickt? | Was passiert? |
|---|---|---|
| 1. Registrierung | Mitarbeitende | Konto anlegen, Profil vervollständigen |
| 2. Bike wählen | Mitarbeitende und Fachhandel | Fachhandel stellt Angebot digital ein (Preis, Zubehör, Versicherung) |
| 3. Vertragssignatur | Mitarbeitende | Digital unterschreiben (eIDAS-konform) |
| 4. Arbeitgeberfreigabe | Human Ressources / Ansprechperson | Prüfen und 1-Click-Freigabe – fertig! |
| 5. Auslieferung | Fachhandel | Rad abholen oder liefern lassen, Versicherung aktiv |
Alle Schritte sind bei Deutsche Dienstrad End-to-End digital.
How does absence management work in the event of illness, resignation, or death?
Man unterscheidet zwischen zeitlich befristeten und endgültigen Ausfällen – beide sind lückenlos abgedeckt. Deutsche Dienstrad garantiert dafür eine vollständige Risikofreistellung:
- Krankheit / Elternzeit → Anbieter übernimmt Leasingrate oder löst Vertrag auf.
- Arbeitgeberwechsel → Rücknahme des Rads oder Übernahme beim neuen Arbeitgeber.
- Tod des Mitarbeitenden → Sofortige Vertragsauflösung ohne Kosten für die Firma.
Mehr Details zu unseren Serviceleistungen finden Sie in diesem Blogbeitrag.
What happens after the lease term expires?
1. Return and residual value check
The bike is first returned to the Lessor.
2. Employee wish list purchases
In 90 % der Fälle wird das Bike zum marktgerechten Restwert übernommen – der Anbieter regelt die Pauschalversteuerung (§ 37b EStG)
(Mehr dazu: Haufe.de)
3. New leasing cycle
Employees can lease a current model immediately; all the HR department has to do is approve the new Contract.
4. Keep the first wheel?
No problem – dual use alongside a company car is permitted; both benefits are taxed separately according to the 1% or 0.25% rule.
Next steps:
With a framework agreement, a small response team, and a fully digital platform, your company can roll out the company bike program in just a few weeks. The leasing partner takes care of coordination regarding breakdowns, tax issues, and residual value—you gain a modern benefit without any financial risk.
We look forward to hearing from you and will be happy to show you the individual benefits of company bike leasing.