The company bike: These rights and obligations apply to employees

Immer mehr Beschäftigte fahren mit dem Rad zur Arbeit und nutzen es in der Freizeit. Die Tendenz steigt weiter und die Gründe und Vorteile hierfür liegen klar auf der Hand: Mit dem Rad zur Arbeit schont die Umwelt und ist klimaneutral, kostet weniger im Vergleich zu anderen Verkehrsmitteln und fördert die Gesundheit.
Wenn das Rad den Beschäftigten als Dienstrad überlassen wird, profitieren diese zusätzlich von Steuer- und Sozialversicherungsvorteilen.

Company bike leasing through salary sacrifice.

In practice, the following applies: The employer leases a company bike and allows its employees to use it for business and pleasure use. In return, employees waive a portion of their contractually agreed gross salary. This salary waiver usually covers the leasing, insurance, and service rates, minus the employer subsidy. The salary waiver reduces the monthly salary and leads to tax and social security savings.

This saves employees up to 40% compared to a cash purchase. Details of the transfer and the salary waiver are regulated in a transfer and salary conversion agreement with the Employer. Although the non-cash benefit resulting from pleasure use is taxable for employees, since 2020 it has only been calculated at 0.25% of the recommended retail price. The non-cash benefit is taken into account by the Employer in the salary sacrifice, so employees do not have to worry about it.

Company bikes can be used not only by the employees themselves, but also by their spouses or partners and members of their household. Whether the provision of company bikes is limited to one bike or whether several bikes can be provided at the same time is decided by the Employer or the collective agreement.

But what rights and obligations apply to employees under the company bike leasing model?

Rechte für Beschäftigte. 

The primary right of employees is to use the company bike for any purpose. It does not matter whether it is used for commuting between home and work, for business trips, or primarily for leisure activities.

The company bike can be customized according to individual preferences and needs, and employees can also choose their own dealership.

Accidental damage, theft, etc. are not at the expense of the employees. Comprehensive insurance is taken out to cover such damage. In the event of breakdowns or accidents, employees have the right to use the mobility guarantee, which is part of the comprehensive insurance. This includes 24/7 emergency service, breakdown assistance including towing service, replacement bicycle, and much more.

In the event of personal misfortune or termination of employment, the termination of the Company bike contract or, in the event of illness or parental leave, the free use of the company bike is contractually guaranteed. At the end of the term, employees decide for themselves whether to purchase the company bike or return it free of charge.

Obligations for employees.

During both business and pleasure use, employees must treat the company bike with care and ensure that it is in a roadworthy and safe condition at all times. To guarantee this, a service package is included that covers regular inspections, repairs, and maintenance/service work.

When riding, employees must always observe and comply with the statutory traffic regulations. Although there is no legal obligation to do so, it is also recommended that employees wear a suitable helmet to protect themselves from the possible consequences of accidents.

If the company bike is stolen or damaged, employees are required to report the damage immediately to Deutsche Dienstrad and report the theft to the police. To protect the company bike from theft, it must be locked with a high-quality lock.

What happens after the company bike contract expires?

Nach Ablauf der 36-monatigen Laufzeit des Überlassungsvertrages gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Die Beschäftigten können ihr Dienstrad kostenfrei zurückgeben und sich ein neues Traumrad aussuchen. 

2. Entscheiden sich Beschäftigte zum Ende der Überlassungsvereinbarung für einen Kauf des Dienstrads, kann dieser Kauf über Deutsche Dienstrad realisiert werden. Da der Verkaufspreis, den Deutsche Dienstrad berechnet, unter dem Marktwert des Dienstrads liegt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. Um diese Besteuerung berechnen zu können, wird von den Finanzbehörden pauschal ein steuerlicher Marktwert von 40 % angenommen. Die Differenz dieses steuerlichen Marktwertes zum tatsächlichen Kaufpreis stellt dabei den zu versteuernden geldwerten Vorteil dar. Beschäftigte müssen diesen jedoch nicht selbst versteuern, da Deutsche Dienstrad die Versteuerung gemäß § 37b EstG als zuwendender Dritter übernimmt. Zusammenfassend ist für Beschäftigte wichtig, dass Deutsche Dienstrad die Versteuerung übernimmt und Beschäftigte sich nicht darum kümmern müssen.

„Modern Mobility – das ist das “New Work unseres Verkehrsverhaltens” angetrieben durch den urbanen Wandel, das Entgegensteuern des Klimawandels und die Neupositionierung mentaler und physischer Gesundheit in unserer Gesellschaft.“ – Maximilian Diem, Geschäftsführer der DD Deutsche Dienstrad GmbH.

Vertrauen Sie auf Deutsche Dienstrad. Wir bewegen Deutschland.